Informes médicos, nóminas, contratos, reservas de hotel y unas cuantas facturas. Todo se acumula en tu escritorio y, con el paso del tiempo, va sumando altura y restando espacio. Son decenas de documentos que nunca sabes si tirar o conservar, por lo que pueda pasar, pero que, seamos sinceras, estorban.
Yo, que lo voy a confesar aquí para todo aquel que no me conozca, soy una verdadera histérica del orden. No hace falta que me lo diga nadie, porque soy consciente de ello. Y, si algo se me da bien, es organizar y ordenar. De hecho, soy como Monica E. Geller en Friends (1994): me relaja. Podría contaros cómo fue mi síndrome del nido durante el embarazo, pero os agobiaría.
Así que, en casa, de momento, todo controlado. Sin embargo, viendo en lo que se está convirtiendo mi escritorio en redacción, he pensado que es una buena oportunidad para ponerme al lío y contaros cómo organizar vuestros documentos, aprovechando toda mi sabiduría y mis tips más básicos para que puedas tenerlo todo bajo control y, lo más importante, sin ocupar demasiado espacio y encontrando lo que necesitas a la primera.
Trucos para organizar todos tus documentos en casa
Carpetas, archivadores y fundas de plástico
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En primer lugar, reserva tiempo para esta tarea, porque puedes tardar 15 minutos o toda una tarde de sábado o domingo. Y es que, no solo se trata de ordenar, sino también de clasificar. De esta manera, conseguirás que el orden se mantenga en el tiempo, porque te será mucho más fácil, no solo encontrar el lugar adecuado para un nuevo documento, sino también dar con el que estás buscando sin complicaciones.
Para ello, mi recomendación es que te pongas con todo en una superficie amplia -como el suelo de tu despacho, dormitorio o salón- y vayas haciendo montones por categoría. Esto dependerá un poco del tipo de documentos que suelas guardar. En mi caso, me funciona mucho distinguir entre:
- Documentos de la casa: como puede ser un contrato de alquiler, unas facturas o cualquier documento de la notaría.
- Documentos médicos.
- Documentos laborales: contratos, nóminas, posibles bajas médicas.
- Documentos personales: de índole académica, por ejemplo, certificados que hayas tenido que solicitar a una administración pública, etc.
Parece una clasificación sencilla, pero no sabes lo efectiva que es. Para cada una de estas categorías, carpetas más o menos amplias, archivadores para el caso de los documentos personales, que pueden ser más variopintos, y yo además siempre tengo carpetas finas de colores para cada persona de la que también me encargo de guardar algo: mi pareja, mis hijos, mis padres, etc.
Etiquetas identificativas para carpetas, cajas y clasificadores
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Una clave de color en cada una de las carpetas que hagas es una opción perfecta para tenerlo todo siempre identificado. Aún así, yo siempre complemento con etiquetas, porque no siempre se tiene cada color en la memoria. Además, en cada uno de esos colores, quizás tienes más de una categoría recogida.
Por eso, para mí, contar con una pequeña impresora de etiquetas, que puede ser una clásica Dymo u otra opción, que ahora mismo hay muchas, es algo básico. Ten a mano siempre recambios, que también pueden ser de diferentes formas y colores para una clasificación aún más específica.
Además, si tienes un cuaderno en el que poder hacer un listado con la clasificación y lo que contiene cada categoría, como si fuese un índice, créeme, todo estará disponible en apenas unos minutos sin tener que buscar nada.
En tu escritorio, bandejas clasificadoras
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Habrá muchos documentos que te viene bien tener a mano o que necesitas a diario y, si se acumulan si orden, provocan mucho ruido visual y una sensación de desorganización que, créeme, puede acabar afectando a tu rendimiento. Por eso, todo lo que se queda encima de tu mesa, tiene que estar ordenado y, por tanto, también clasificado.
Una de las formas que más me ayuda a mí es hacerlo por urgencia o importancia, con clasificadores en horizontal o vertical, eso ya depende de tus preferencias. De esta manera, también lo tienes todo a la vista y no se te olvida nada. Ahora bien, o tengas más de uno, porque puede resultarte molesto y, en el caso de necesitarlo, mejor colocar una estantería con ellos.
