Es algo que me dicen a menudo y lo cierto es que tienen razón. Organizar tu propia boda cuando estás acostumbrada a escribir del tema y toparte con todo tipo de propuestas e inspiraciones hace la tarea muy fructífera y, al mismo tiempo, muy complicada. Por eso cuando comencé con los preparativos, hace tan solo un par de meses y di con algunos de los proveedores (hasta ahora he concretado lo más importante), hubo algunas ideas que se transformaron en indispensables. Esos detalles que aún no conocen todos mis invitados son cuestiones de utilidad que algunas amigas que se casan próximamente han decidido replicar. Quizá también sean soluciones prácticas para ti (y tus convidados).
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Un 'save-the-date' digital (enviado con tiempo)
Habrá quien piense que este paso es prescindible, pero considero necesario dar todo tipo de facilidades a las personas que acuden a celebrar tu día. El tiempo es el mejor aliado para una buena organización y para dar margen a los invitados, por lo que el ‘save-the-date’ enviado con muchos meses de antelación (incluso un año antes), permitirá que se puedan guardar la fecha, buscar desplazamiento y hotel, si es necesario; y solicitar días de vacaciones, si lo creen apropiado. Aunque puede hacerse llegar por correo postal, cada vez es más habitual compartir esta tarjeta, con la fecha y la ciudad del gran día, mediante un envío digital por correo o a través de una aplicación.
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Una barra libre en el exterior
Son muchas las wedding planners que confirman que las parejas apuestan cada vez más por bodas al aire libre, incluso en invierno. Por eso, aunque no he desvelado muchos detalles sobre cómo será la que me ocupa, sí que he confirmado que al ser septiembre del próximo año, aprovecharemos las posibilidades de esta época con una barra libre en exterior. Es un formato que goza de grandes ventajas: hay mejor ventilación que en un espacio cerrado, la sensación de amplitud suma muchos puntos, es posible añadir diversas zonas para el entretenimiento y puedes disponer sillas y mesas para que los más cansados se sienten. Eso sí, para colocar mobiliario, si tu lista de asistentes es larga, necesitarás un espacio grande, con el fin de que todos estén cómodos.
Una lista de planes B para continuar la fiesta
La barra libre es uno de los escenarios más esperados del gran día, pero si, como yo, celebras un enlace de mañana, tendrá un fin más pronto que tarde. Dado que la mayoría de espacios establecen un límite horario a quienes comienzan su boda temprano, quizá sea necesario que plantees un plan B para quienes se queden con ganas de más. En la web de mi boda, mis invitados podrán encontrar una lista de propuestas para continuar la fiesta, es decir, discotecas aconsejadas por nosotros, para que acudan si les apetece.
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Un menú que les permita repetir
Este es uno de los detalles que más ha gustado a quienes me han preguntado y el único secreto que revelaré del menú, porque sí: el segundo plato se puede repetir. Cada pareja cuenta con un concepto claro de enlace y, en mi caso, estoy haciendo todo lo posible para que todos disfruten al máximo de la gastronomía (andaluza). El menú es una pieza clave y creo que puede decir mucho si se trabaja a conciencia, no olvidemos que también es un elemento más que proyecta lo que los novios son y quieren para esa fecha especial.
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Un cuestionario sencillo
La tecnología permite diseñar encuestas sencillas que facilitan la recopilación de datos de los invitados. Por eso, puedes hacer como nosotros, seguir una práctica cada vez más extendida: diseña un cuestionario online en el que preguntes, a los asistentes, acerca de las alergias alimentarias, si acuden con acompañante no contemplado, si desean utilizar el servicio de autobuses y a qué hora estiman volverse y si necesitan ayuda por vuestra parte.
Una ficha de cada hotel
Es habitual que la pareja ofrezca uno o dos hoteles recomendados a los invitados que vienen de otra ubicación. Sin embargo, demuestra empatía contemplar todos los puntos de vista y necesidades de los asistentes y esto se refleja en que acudan o no ese día. Más allá de un par de propuestas hoteleras, les haremos llegar hasta ocho alojamientos aconseejados en función a su precio y ubicación (cerca de la ceremonia, cerca de la estación de tren o en pleno centro de la ciudad). Así pueden estar seguros a la hora de reservar.
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Un timing 'público' (con algún que otro secreto)
Para un mejor desarrollo de los acontecimientos es interesante que los invitados conozcan (solo) parte del timing. Desde la hora de la ceremonia hasta la esperada para comenzar el cóctel, la indicada para coger cada autobús o en la que está prevista la barra libre. Tú decides cuánto quieres contar de este día, pero compartir unas pequeñas ideas con los asistentes permitirá a estos organizarse mejor. ¿Cómo hacerlo saber? Tal vez mediante un mapa de la boda que acompañe a las invitaciones, en un mensaje enviado por teléfono o en la web de tu enlace.
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Algo de música en directo
El Dj es capaz de animar la fiesta, pero ¿por qué no completar la experiencia con algo de música en directo? No daré más detalles, pero creo que un grupo, un músico o un cantante pueden hacer mucho por la barra libre, el cóctel o la ceremonia. En el mercado hay opciones para todos presupuestos y gustos, capaces de hacer del día un evento para recordar. Una jornada también repleta de sorpresas (que conviene guardarse en el tintero).
