¿Has sentido alguna vez que el día se te escapa entre las manos mientras otras personas parecen lograrlo todo con facilidad? La respuesta no está en fórmulas mágicas ni en agendas imposibles, sino en hábitos sencillos que marcan la diferencia. Quienes mantienen una relación saludable con su tiempo saben que no se trata de hacer más, sino de hacer lo que realmente importa. Han aprendido a distinguir entre lo urgente y lo esencial, a descansar sin culpa y a aceptar que no todo puede hacerse. Su secreto no es la fuerza de voluntad infinita, sino sistemas externos que liberan espacio mental: rutinas, recordatorios y listas que evitan la sobrecarga. Y, sobre todo, han comprendido que la productividad sostenible no nace de la presión, sino de la claridad y el autocuidado. Para Marta Martín Mazaira, psicóloga responsable de área clínica en Alan España, quizá el verdadero poder no sea “hacer más”, sino vivir con más calma y sentido.
¿Por qué algunas personas parecen tener más facilidad para organizar su tiempo que otras?
Esta es una pregunta que escucho constantemente en consulta, y la respuesta es mucho más compleja y esperanzadora de lo que parece. Lo que a menudo percibimos como "facilidad natural" para la organización suele ser el resultado de varios factores que pocas veces se mencionan en los libros de productividad.
Hay personas que nacen con ciertas ventajas en lo que llamamos funciones ejecutivas: mayor facilidad para la planificación, el control de impulsos o la memoria de trabajo. Esto tiene un componente genético, sí, pero también está profundamente influido por nuestras experiencias vitales. Sin embargo, hay algo que rara vez se habla y que resulta fundamental: los privilegios invisibles.
Una persona sin responsabilidades de cuidado, con apoyo doméstico o sin precariedad económica tendrá objetivamente más facilidad para organizarse. Lo que desde fuera parece un "talento especial" muchas veces esconde privilegios estructurales que no vemos. Y aquí entra otro factor determinante: la carga mental desigual. Hay personas que gestionan una carga mental invisible que consume enormes recursos cognitivos: recordar cumpleaños, gestionar citas médicas de toda la familia, planificar comidas, coordinar actividades...
La buena noticia es que la organización del tiempo no es un don que se tiene o no se tiene, sino un conjunto de habilidades que pueden desarrollarse cuando se dan las condiciones adecuadas.
© Getty Images¿Qué hábitos psicológicos diferencian a quienes logran hacer más en menos tiempo?
Prefiero replantear esta pregunta, porque "hacer más en menos tiempo" no debería ser nuestro objetivo. He acompañado a demasiadas personas que "hacían mucho en poco tiempo" y acabaron con burnout, ansiosas y sin reconocerse a sí mismas. Lo que he observado en las personas que mantienen una relación saludable con su tiempo tiene poco que ver con técnicas de productividad y mucho con cómo se relacionan consigo mismas.
Estas personas tienen claridad sobre sus prioridades reales. No es que hagan más cosas, sino que hacen lo que realmente importa y dejan de hacer lo que no aporta valor a sus vidas. Como me dijo hace poco una paciente: "Dejé de intentar ser perfecta en todo y empecé a ser suficientemente buena en lo que realmente me importaba. Mi calendario se vació mágicamente".
También cultivan una tolerancia sana a la imperfección, distinguiendo entre tareas que requieren excelencia y tareas que simplemente necesitan estar hechas. Y algo que me parece fundamental: descansan sin culpa. Han comprendido que el descanso no es un premio que te ganas después de producir lo suficiente, sino una necesidad biológica básica. El cerebro necesita pausas para consolidar información y mantener la concentración.
Por último, no confían solo en su fuerza de voluntad (que es un recurso limitado) sino que crean sistemas externos: recordatorios, rutinas, listas que liberan espacio mental y les permiten funcionar sin agotarse.
¿De qué manera la claridad en los objetivos influye en la gestión del tiempo?
La claridad en los objetivos es fundamental, pero no por razones de productividad, sino de salud mental. Cuando no tenemos claro qué es realmente importante para nosotras, el cerebro entra en un estado de alerta constante: todo parece urgente, todo parece necesario. Esta situación genera una activación crónica del sistema de estrés que resulta absolutamente agotadora.
Desde la neurociencia sabemos que cada pequeña decisión —"¿hago esto ahora o luego?", "¿qué priorizo?"— consume energía cognitiva. Cuando hay claridad sobre lo que realmente importa, reducimos drásticamente estas microdecisiones y conservamos energía para lo que cuenta.
En mi experiencia clínica, muchas personas no tienen un problema de "gestión del tiempo", sino de claridad y priorización. Cuando trabajamos en ello, la organización del tiempo suele mejorar de forma casi natural. Un ejercicio que propongo a menudo es este: "Si dentro de un año miraras atrás, ¿en qué habrías querido invertir tu tiempo?" Y no me refiero a en qué habrás sido más productiva, sino en qué te habrá parecido una vida bien vivida.
¿Qué diferencia a las personas que parecen "tener tiempo para todo" de las que siempre van con prisa?
Hay que decirlo claramente: nadie tiene tiempo para todo. Las personas que parecen tenerlo pueden estar mostrando solo una parte de su vida, delegando muchas tareas o simplemente priorizando de forma diferente.
Las personas que viven con prisa constante suelen compartir algunos patrones: sobreestiman su capacidad real, planificando como si fueran máquinas sin límites físicos; tienen dificultad para decir que no, por miedo a decepcionar; no incluyen "tiempo buffer" en sus agendas y viven en un modo permanentemente reactivo, respondiendo siempre a lo urgente sin espacio para lo importante.
Por el contrario, quienes tienen sensación de tiempo suficiente han aprendido algo fundamental: a priorizar con criterio propio. Como me decía un paciente hace tiempo: "Ahora mi pregunta no es '¿puedo hacer esto?' sino '¿quiero que esto forme parte de mi vida?'" También protegen márgenes en sus agendas, dejando espacios deliberadamente vacíos, porque entienden que la vida necesita holgura, que no todo puede estar programado al milímetro. Y algo que me parece crucial: han aceptado que algunas cosas no se van a hacer, y están en paz con ello.
La diferencia fundamental entre ambos grupos es que las personas con sensación de tiempo adecuado han hecho las paces con su finitud, con sus límites. Han aceptado profundamente que no pueden hacerlo todo, y esa aceptación, paradójicamente, las libera.
© Getty Images¿Cuáles diría que son los hábitos de las personas que logran hacer el doble en la mitad de tiempo?
Voy a ser sincera: desconfío profundamente de esta narrativa. He visto demasiadas veces sus consecuencias: burnout, ansiedad crónica, problemas de sueño, deterioro de relaciones y, paradójicamente, un peor rendimiento a medio plazo. El cerebro humano tiene límites biológicos reales. La atención sostenida decae después de periodos cortos, la creatividad requiere momentos de aparente "no hacer nada", la memoria se consolida durante el sueño, no durante más horas de trabajo.
Lo que sí he observado es que hay personas que trabajan respetando su ritmo biológico, conociendo sus horas de mayor energía cognitiva y reservando tareas complejas para esos momentos. También eliminan sin piedad lo innecesario —no es que hagan más rápido, es que hacen menos cosas, cuestionando cada reunión, cada tarea—. Protegen su atención ferozmente, desactivando notificaciones y trabajando en bloques sin interrupciones, porque la multitarea es un mito y cada cambio tiene un coste cognitivo. Y no tienen miedo de pedir ayuda y delegar.
La pregunta que deberíamos hacernos no es "¿cómo hago más?", sino "¿qué es suficiente para mí? ¿Qué vida quiero tener?"
¿Qué papel juegan las rutinas de autocuidado en la capacidad de organizarse mejor?
La evidencia científica es contundente: el autocuidado no es un lujo que te permites cuando ya has cumplido con todo lo demás. Es la base que hace posible cualquier otra cosa. Dormir mal afecta directamente a tu capacidad de planificación y toma de decisiones. El ejercicio mejora tu concentración más que media hora extra frente al ordenador. Y la alimentación inestable impacta directamente en tu capacidad de atención.
Cuando alguien me dice en consulta que no tiene tiempo para cuidarse porque tiene demasiado que hacer, siempre respondo lo mismo: "Precisamente porque tienes tanto, necesitas cuidarte. Es como decir que tu coche no puede parar a repostar porque tiene un viaje muy largo por delante".
He visto personas que mejoraron radicalmente su gestión del tiempo no con técnicas de organización sofisticadas, sino simplemente durmiendo las horas necesarias, haciendo ejercicio con regularidad y comiendo de forma estable. Su cerebro funcionaba mejor, y todo lo demás —su capacidad de concentración, su toma de decisiones, su energía— mejoró como consecuencia natural.
© Getty Images¿Podemos aprender a ser más productivas sin renunciar al ocio y al disfrute?
No solo podemos, sino que debemos. El ocio y el disfrute no son enemigos de la productividad, son su combustible. Esta pregunta esconde una creencia profundamente dañina: que el tiempo de ocio es tiempo "perdido" que debe justificarse de alguna manera.
Los momentos de aparente "no hacer nada" son precisamente cuando el cerebro procesa información de forma más profunda. Son fundamentales para la memoria, la creatividad y la resolución de problemas. Esos momentos en la ducha donde de repente se te ocurre la solución que llevabas días buscando no son casualidad: tu cerebro ha estado trabajando en segundo plano.
El descanso genuino mejora el rendimiento cognitivo, y el disfrute es una necesidad psicológica básica, no un premio opcional que te ganas después de cumplir con todo. Cuando una vida tiene solo obligaciones y ningún espacio para el placer, el cerebro entra en modo supervivencia: agotamiento, desmotivación, vacío existencial. La productividad sostenible requiere ocio. No es una concesión, es una condición absolutamente necesaria para poder funcionar a largo plazo.
¿Por qué la gestión del tiempo está tan ligada a la sensación de control y tranquilidad?
La incertidumbre y la falta de control son activadores de estrés. Cuando sentimos que "el tiempo nos desborda" de manera continua, nuestro cerebro interpreta la situación como una amenaza y responde con estrés crónico. Es como vivir en alerta constante, esperando el siguiente problema, la siguiente crisis.
Cuando tenemos sensación de organización, reducimos esa incertidumbre, aumentamos la sensación de control ("yo decido cómo uso mi tiempo, no las circunstancias") y disminuye la carga cognitiva. El sistema nervioso puede, literalmente, relajarse.
Pero hay una trampa importante: intentar controlar absolutamente todo también genera ansiedad. He trabajado con personas que tenían agendas perfectamente organizadas pero vivían con ansiedad constante porque cualquier imprevisto destrozaba su sistema. La gestión saludable no es control absoluto, sino flexibilidad con estructura. La verdadera tranquilidad no viene de controlarlo todo, sino de confiar en que podemos gestionar lo que surja.
¿Cómo podemos lidiar con la culpa de "no hacer suficiente" en un día?
Esta culpa es una epidemia silenciosa, y está profundamente relacionada con el burnout. Lo primero que hay que preguntarse es: ¿suficiente para quién? ¿Según qué criterio? Muchas veces esta culpa surge de haber interiorizado expectativas completamente imposibles de cumplir.
Algo que ayuda mucho es hacer una lista al final del día de lo que sí se hizo, porque el cerebro autocrítico tiende a borrar automáticamente los logros y quedarse solo con lo que falta. También es importante redefinir qué consideramos "productivo": ¿cuidar de ti cuenta como productivo? ¿Descansar cuenta? ¿Escuchar a un amigo que lo necesitaba cuenta? Si solo cuenta lo laboral o lo que genera dinero, estamos reduciendo la vida humana a producción económica.
Y practicar la autocompasión, preguntándonos qué le diríamos a nuestra mejor amiga si se sintiera así. Casi nunca nos hablamos a nosotras mismas con la misma amabilidad con que hablaríamos a alguien que queremos.
En mi experiencia, casi siempre la persona sí está haciendo suficiente, pero se está midiendo con baremos imposibles. El objetivo no es "hacer más", sino hacer las paces con nuestros límites reales.
© Getty Images¿Qué técnicas psicológicas ayudan a mantener la motivación cuando sentimos que no llegamos a todo?
Si crónicamente sientes que no llegas a todo, probablemente estás intentando hacer más de lo humanamente posible. La solución no es motivarte más para seguir ese ritmo insostenible, sino ajustar expectativas a lo que realmente es posible.
Algunas técnicas que ayudan: reevaluar la situación, pasando de "no llego a todo" a "estoy priorizando conscientemente"; aplicar el concepto de "suficientemente bueno", distinguiendo qué requiere realmente excelencia y qué solo necesita completarse; celebrar pequeños logros, no solo grandes metas; reconectar con el propósito detrás de lo que haces, con el porqué, no solo el qué; y cuando te sientas paralizada, enfocarte en "la siguiente acción mínima": no "terminar el informe", sino simplemente "abrir el documento".
En consulta, cuando alguien dice "no tengo motivación", casi siempre descubrimos que hay agotamiento real, sobrecarga objetiva o falta de sentido en lo que hace. La motivación suele volver de forma natural cuando abordamos esas causas reales, no cuando intentamos forzarla con más presión.
¿Podría compartir un ejemplo de hábito sencillo que cualquiera pueda empezar hoy mismo para ganar tiempo?
Si tuviera que recomendar un único hábito que cualquiera puede incorporar hoy mismo, sería este: los "diez minutos de cierre del día". Antes de terminar tu jornada, dedica diez minutos a cuatro cosas muy concretas:
- Anotar lo que sí hiciste hoy.
- Vaciar tu cabeza escribiendo todo lo que tienes pendiente.
- Elegir una única prioridad para mañana.
- Preparar una micro-acción concreta para esa prioridad.
Este pequeño ritual no te dará más horas al día, pero sí algo quizá más valioso: claridad mental y sensación de control sobre tu propia energía. Personas que lo practican me dicen cosas como: "Duermo muchísimo mejor desde que hago esto" o "Ya no pierdo la primera hora de la mañana decidiendo por dónde empezar, simplemente empiezo".
¿Por qué funciona? Porque reduce la rumiación nocturna (ese darle vueltas a todo lo pendiente que no te deja descansar), libera recursos cognitivos que estabas usando para "no olvidar cosas" y elimina esa parálisis que a veces sentimos al empezar el día, sin saber por dónde comenzar.
