Sabemos que planear una boda es, sin duda, una de las aventuras más emocionantes de la vida, pero también una de las más estresantes cuando empiezan a aparecer los temidos imprevistos. Entre la ilusión por mimar cada mínimo detalle, las emociones a flor de piel y los cambios de última hora que surgen prácticamente siempre, muchas parejas descubren que su presupuesto inicial se ve tensionado por costes inesperados: extras de decoración, ajustes de espacio, ampliaciones de menú, transporte, imprevistos con el clima… Siempre es normal que pase algo, casi inevitable, pero también se puede prevenir (o paliar en la medida de lo posible) si se conoce bien qué aspectos suelen subir la factura cuando menos lo esperas.
Para ti que te gusta
Este contenido es exclusivo para la comunidad de lectores de ¡HOLA!
Para disfrutar de 5 contenidos gratis cada mes debes navegar registrado.
Este contenido es solo para suscriptores.
Suscríbete ahora para seguir leyendo.Este contenido es solo para suscriptores.
Suscríbete ahora para seguir leyendo.TIENES ACCESO A 5 CONTENIDOS DE
Recuerda navegar siempre con tu sesión iniciada.
Para arrojar luz sobre esos riesgos ocultos del presupuesto nupcial, hemos hablado con Paola, Marina Herrera y Claudia Aguirre, de A-Típica, una agencia de eventos especializada en servicios de wedding planner, pionera en España desde 2002.
Con casi 20 años de experiencia organizando bodas de todo tipo - desde celebraciones íntimas hasta grandes enlaces de lujo - serán ellas quienes resuelvan las dudas más habituales que surgen en los novios durante los preparativos. Qué partidas conviene presupuestar con margen, dónde suelen aparecer esos “sobrecostes sorpresa”, y cómo planificar con cabeza para que el gran día sea memorable sin que la factura final duela de más.
Cómo fijar el presupuesto
¿Cuál es el primer paso realista que debe dar una pareja cuando empieza a organizar su boda y no quiere que se dispare el presupuesto?
Es fundamental definir un rango realista entre el presupuesto total y las expectativas de los novios. Siempre recomendamos identificar desde el inicio cuáles son las verdaderas prioridades. De esta manera, es posible destinar más recursos a aquello que realmente tiene valor para ellos. Contar con un presupuesto global bien estructurado desde el principio es clave. Invertir gran parte en un solo elemento, como un espacio espectacular, pero de precio elevado, puede desequilibrar todo el conjunto. Lo ideal es encontrar un punto medio. Dividir el presupuesto por partidas facilita mucho para poder tener una visión más clara. Además, solicitar propuestas a diferentes proveedores permite comparar opciones y encontrar la mejor relación calidad-precio.
¿Recomendáis fijar un presupuesto cerrado desde el inicio o dejar cierto margen de maniobra?
A la hora de organizar una boda, contar con una idea inicial de presupuesto es esencial para poder orientar las decisiones desde el principio. Sin embargo, recomendamos siempre dejar un margen de maniobra. Como referencia, suele destinarse alrededor de un 5% del presupuesto total como fondo de reserva para imprevistos. Es habitual que, al comenzar con los preparativos, los novios no tengan una idea clara de los precios reales del mercado ni de cómo varían según la temporada, el lugar o el estilo de la boda. Por eso, es importante ir ajustando el presupuesto sobre la marcha, conforme se van definiendo los proveedores y los detalles del evento.
Los errores más frecuentes
¿Cuáles son los errores más comunes que llevan a los novios a gastar mucho más de lo previsto?
Uno de los errores más frecuentes a la hora de organizar una boda es dejarse llevar por la idea de que todo debe ser absolutamente original o sorprender constantemente a los invitados. En esa búsqueda, es fácil añadir demasiados elementos o detalles que, aunque sean bonitos, terminan elevando considerablemente el presupuesto. En muchas ocasiones, los invitados no valoran tanto esos “extras” como los novios imaginan. Por eso, recomendamos invertir en lo que realmente aporta valor, en lugar de multiplicar los elementos decorativos o las sorpresas.
¿Qué partidas suelen ser las que más se “descontrolan” a última hora?
En toda planificación de boda hay ciertas partidas que, por experiencia, sabemos que tienden a descontrolarse a última hora: las carpas, la decoración y el menú. Con frecuencia, los novios confían en que el clima acompañará y posponen la decisión de reservar un plan B en caso de lluvia. Sin embargo, hacerlo con poca antelación suele implicar menos disponibilidad y precios más altos. En el caso del menú, las pruebas gastronómicas pueden despertar la tentación de añadir platos adicionales o vinos de gama superior que inicialmente no estaban contemplados. Son pequeños ajustes que, sumados, pueden incrementar notablemente el coste final.
La decoración floral es otro aspecto que puede hacer variar el presupuesto. Actualmente está muy en tendencia el estilo arquitectónico en las mesas, con composiciones de flores sin verde, más minimalistas y sofisticadas. No obstante, este tipo de diseño requiere una mayor cantidad de flores para lograr el efecto deseado, lo que repercute directamente en el coste. En algunas ocasiones la pérdida o rotura de material de alquiler también supone un coste extra no previsto.
Estrategias y planificación
¿Hay alguna fórmula o regla práctica para repartir el presupuesto entre las distintas partidas?
No hay una fórmula concreta, pero una manera práctica de controlar los gastos de la boda es dividir el presupuesto por proveedores, asignando una cantidad aproximada a cada partida. Esto permite ajustar cada sección según el tipo de evento, el número de invitados o las prioridades personales de los novios.
Por ejemplo, el catering suele representar alrededor del 50% del presupuesto total, por lo que es importante definirlo desde el inicio. A medida que se confirma el número de invitados y se concretan los servicios, es posible reajustar las cantidades asignadas a cada proveedor.
¿Qué recomendáis para mantener el control a lo largo de los meses de preparación?
Nosotras recomendamos trabajar con un presupuesto por proveedores, registrando todos los servicios en un Excel o herramienta similar. De esta manera, es posible hacer un seguimiento detallado de cada proveedor y asegurarse de que no se olvida ningún detalle. Además, contar con un timeline bien estructurado que indique qué sucederá en cada momento del evento aporta una visión completa y evita improvisaciones.
¿Qué proveedores suelen generar gastos extra u ocultos que los novios no suelen prevenir de inicio?
Por lo general, no suele haber gastos ocultos, pero sí es importante considerar algunos extras que los proveedores pueden no detallar desde el principio. Entre los más habituales están los costes de montaje, desmontaje y desplazamiento. Estos gastos suelen definirse una vez que se confirma exactamente lo que se va a contratar para la boda. En ese momento, los proveedores pueden organizar a su equipo y calcular el coste del personal necesario para cada servicio.
Trucos y consejos prácticos
¿Se suele negociar con los proveedores para que el presupuesto quede lo más claro y cerrado posible?
Los proveedores suelen ser muy claros respecto a lo que está incluido en el precio. En la mayoría de los casos tienen cierta flexibilidad para negociar dentro de un abanico de opciones: diferentes niveles de servicio, complementos o paquetes que se pueden ajustar según el presupuesto.
¿Hasta qué punto se debe priorizar lo “básico” y renunciar a lo accesorio?
Dependiendo de lo que cada uno entienda por “básico”, nosotras siempre recomendamos optar por menos elementos, pero de alta calidad, en lugar de muchas cosas que no cumplan con las expectativas. La clave está en priorizar las partidas más importantes, asegurándose de que lo esencial esté bien cuidado, en lugar de intentar abarcar demasiado y quedarse a medias en todo.
Decidnos algunos para conseguir una decoración bonita y personal sin que se dispare el coste.
Un truco es centrarse en los elementos que realmente se van a ver. Por ejemplo, los centros de flores con verde en las mesas pueden tener un gran impacto visual, mientras que optar por manteles y vajillas neutras, muchas veces proporcionados por el catering, evita gastos adicionales en alquileres innecesarios.
Además, cuando la boda se celebra en espacios que ya son visualmente atractivos, como iglesias o salones con arquitectura destacada, muchas veces no hace falta añadir demasiada decoración, ya que el propio entorno destaca por sí mismo.
¿De qué manera contar con unas wedding planner como A-Típica puede ayudar a evitar estos sobrecostes?
Gracias a nuestra experiencia, nos anticipamos a los posibles sobrecostes que pueden surgir durante la planificación de una boda. Siempre presentamos a nuestros clientes un estimado previo, de manera que no haya sorpresas y puedan tomar decisiones informadas desde el principio. Además, cuando identificamos elementos que consideramos prescindibles o innecesarios, aconsejamos al cliente de forma clara, ayudándole a ajustar el presupuesto sin comprometer la calidad de la boda.
¿Habéis tenido algún caso en el que lograsteis ahorrar a los novios una cantidad significativa con buena planificación?
En bodas internacionales, cuando los novios desean traer proveedores desde fuera de España, nos encargamos de organizar todos los traslados con la mayor antelación posible: billetes de avión, hoteles y transporte local. Planificar estos aspectos con tiempo no solo evita imprevistos, sino que también permite ahorrar significativamente en costes de traslado, ya que las reservas anticipadas suelen ser mucho más económicas que hacerlo a última hora.
Si tuvierais que dar tres consejos clave para una boda sin sustos de última hora en el presupuesto, ¿cuáles serían?
- Definir un presupuesto flexible pero bien estructurado: Es fundamental establecer desde el inicio cuánto se puede destinar a cada partida, dejando un pequeño margen para imprevistos. Esto permite tomar decisiones con tranquilidad y ajustar los gastos según surjan necesidades o cambios.
- Priorizar lo realmente importante: Invertir más en aquello que de verdad queréis que destaque en la boda, como el espacio, el catering o la decoración principal, y reducir los gastos en elementos prescindibles o secundarios.
- Planificación y seguimiento constante: Llevar un control detallado de proveedores, pagos y fechas mediante herramientas como Excel, checklist o timeline es fundamental. Contar con el asesoramiento de profesionales permite anticipar sobrecostes y recibir orientación sobre dónde es posible ahorrar sin comprometer la calidad o la experiencia.