Cómo organizar una 'destination wedding': pasos imprescindibles

Cada boda tiene unas particularidades, asociadas a aquello que los novios desean transmitir en su gran día. La localización es el detalle más importante, pues en torno a ella se planearán todos los movimientos, incluso se diseñará una decoración concreta, para que el enlace sea espectacular. Algunas parejas se decantan por esa iglesia a la que llevan acudiendo toda la vida, otros escogen la finca de moda, unos terceros apuestan por un espacio informal y, siguiendo una tendencia original y cada vez más popular, otros apuestan por casarse en el extranjero. Es lo que se conoce como destination wedding o boda de destino y supone un reto organizativo para todas las partes, pero también se convierte en una experiencia muy especial para los prometidos y sus invitados.

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“El motivo de plantear este tipo de celebraciones suele ser porque tienen un nexo con ese destino o porque les hace mucha ilusión sorprender a sus invitados con otra opción diferente a la que puedan estar acostumbrados en su ciudad… Así que es una decisión cada vez más demandada”, nos contaba Patricia, de Arteboda. Este formato es el que escogió Sandra, una novia viral que nos descubría su historia hace tan solo unas horas, que se casó en su Écija (Sevilla) natal y organizó su boda a 9.000 kilómetros de distancia, desde México, donde vivía y vive con quien ya es su marido. 

Para lograr que su gran día fuera un éxito, tuvo que contar con cierto margen, atender a la diferencia horaria para concretar videollamadas con sus proveedores, hacer algunos viajes al país de destino con el fin de llenar los días de reuniones y dejarse llevar por sus sensaciones a la hora de contratar, para contar con profesionales de su confianza. Que todo salga redondo supone un sacrificio, pero es posible siguiendo los consejos y pasos imprescindibles que te desvelamos.

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Fijar un presupuesto

Es el primer paso para que todo salga bien. Fijar un presupuesto será el punto número uno para elegir el mejor destino y la ubicación para celebrar el gran día. Hecho de forma correcta, debe existir un rango de precios aproximado para cada partida y, además, debe contemplarse un porcentaje para imprevistos. “En algunos casos, hay bodas a distancia que no son multitudinarias y algunos invitados no pueden pagarse el desplazamiento o la estancia, por lo que, si los novios deciden hacerse cargo ellos, el presupuesto les podría subir un poco”, desvelaba Mila’s Weddings. Estas celebraciones pueden ser algo más costosas que las tradicionales, pero quienes las han experimentado confiesan que merecen mucho la pena.

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Seleccionar destino y localización 

Esta tarea requiere de una investigación extensa por parte de los novios y de contar con refuerzos (wedding planners o asesores de eventos) en el propio destino. Lo mejor es que la pareja organice un viaje, al comienzo de los preparativos de boda, para visitar esos enclaves que previamente hayan seleccionado como candidatos a ser la localización de su día B. Una vez elegido el lugar, será importante encontrar un interlocutor con el que mantener una relación fluida, que pueda ir actualizando a la dirección del enclave sobre cada una de las novedades. 

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Trámites burocráticos

Al celebrar una boda en el extranjero, los novios pueden recurrir a dos formatos: hacer una ceremonia simbólica, después de haber hecho una formal y correctamente regulada en su lugar de origen o casarse formalmente en este destino, lo que requiere que la pareja se informe sobre los requisitos y trámites burocráticos del país, para contar con toda la documentación necesaria en regla y evitar imprevistos. 

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Invitados e invitaciones

¿A quién invitar a una experiencia tan única? La decisión depende de los novios. El número vendrá limitado, cuentan los expertos, por la calidad que podamos ofrecer a aquellos que asistan, por ello es habitual que este tipo de enlaces sean de estilo íntimo, con aforo reducido. Eso sí, es de vital importancia avisar con tiempo a los convidados, para que puedan organizar su calendario contando con un viaje al extranjero. En relación con esta cuestión, los novios deberán decidir si asumen el coste de esos desplazamientos y los alojamientos que sus asistentes necesiten o si, al menos, les darán otro tipo de facilidades. Entre los detalles indispensables para una boda inolvidable, es importante sorprenderlos, fusionando culturas, apostando por un menú con detalles locales para probar productos de la tierra que se visita o incluso con entretenimiento local. “Normalmente, al venir invitados de fuera pasan un mínimo dos días en el lugar del destino y lo ideal es hacerles una pequeña agenda de actividades. Ahora es habitual encontrar las prebodas, bodas y posbodas, dado que los novios quieren pasar más tiempo con sus invitados”, apuntaba Mila’s Weddings.

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Wedding planner

Si en otro tipo de bodas es una elección subjetiva, en las destination weddings las organizadoras de bodas son indispensables, pues serán la conexión con la realidad del país en el que se celebra el gran día. Los novios pueden contratar a este tipo de profesionales desde su lugar de partida o  en el propio destino y deberán hacerlo al menos con nueve meses de antelación. La alegría de Sandra, la novia viral sevillana más reciente que delegó sus funciones en una wedding planner, demuestra que su papel es muy necesario: “Como vivimos en México, una figura primordial era tener una wedding planner súper profesional, porque organizar una boda en España desde México no es cosa fácil ¡y la encontré!. Mi querida Mila, que hoy la considero amiga, fundadora de Milaґs Weddings, ha sido mi hada madrina, mi calma cuando más agobiada estaba, la que me ha solucionado todos los problemas (porque surgen muchos) y la que ha hecho posible que el día de mi boda disfrutara como una niña pequeña sin tener que preocuparme por absolutamente nada”.

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Proveedores

El hecho de confiar en una wedding planner supondrá que la pareja encuentre mayores facilidades a la hora de elegir los proveedores de su destination wedding. No es lo mismo ir a ciegas que contar con la profesionalidad y experiencia de quien conoce a aquellos que trabajan bajo los estándares de calidad que los novios buscan. Además, dar con las mejores tarifas o con descuentos también es posible si el enlace se organiza con tiempo. Ante todo, conviene buscar referencias y valoraciones externas de esos profesionales antes de dar un sí definitivo.