Si habéis tomado la decisión de contratar a un wedding planner para organizar vuestra boda, es probable que os encontréis en una de dos situaciones: ya desde el primer momento habéis caibrado la cantidad de trabajo que implica organizar un evento de semejante calibre y sabéis que necesitáis ayuda; o bien, a medio camino del día 'B', os dais cuenta de que no llegáis a todo y necesitáis de ayuda profesional. Sea cual sea el tipo de consulta, tanto si es con un año de antelación, como en el caso extremo de unas pocas semanas, es fundamental que la confianza depositada en esa persona o equipo sea siempre la misma, es decir, total. Que os sintáis entendidos y que vuestras ideas coincidan con la visión que los profesionales tienen de ellas. Que la comunicación sea clara, limpia y honesta. Y, sobre todo, que caminéis al altar sabiendo que todo va a salir a pedir de boca.
Para que se dé esta situación es importante, lo primero de todo, hacer un rastreo exhaustivo de profesionales que trabajan el tipo de boda que queréis organizar, consultando precios, books y disponibilidad. Cuando hayáis reducido las opciones a unas pocas, llega el momento de la verdad: la entrevista personal, de la que es indispensable salir con información básica detallada que os ayude a perfilar qué profesional es el más adecuado. Importantísimo ir con la lección aprendida a la entrevista, sabiendo grosso modo el número de invitados, fecha, presupuesto disponible y localización de la boda, y si es posible, algún tipo de moodboard con inspiración, ya sean recortes en papel, un panel de Pinterest o una cuenta de Instagram. ¿Sabes por dónde empezar a buscar al wedding planner de tus sueños? Elaboramos un checklist con algunas preguntas imprescindibles.
1. La pregunta más importante no es tanto para el profesional como para vosotros mismos: ¿cómo nos llevamos con el wedding planner? El equipo que organiza la boda es el proveedor con el que vamos a pasar más horas: a ellos les llamaremos en situaciones de pánico y estrés, y de su capacidad para resover problemas depende nuestra tranquilidad y el saber que nuestro dinero está bien invertido. La conexión con el wedding planner es fundamental a la hora de decidirnos por uno u otro.
2. ¿Tienen disponibilidad en las fechas en las que nos casamos? ¿Qué más bodas están coordinando esa temporada? Si nos casamos en plena temporada alta de bodas es casi inevitable que estén organizando alguna que otra boda más. Cerciórate de que sabes cuántos clientes suelen tener en la misma temporada, y el número de personas que destinan a cada una.
3. ¿Cuál es su experiencia en organización de bodas? ¿Disponen de títulos oficiales en organización de eventos o wedding planning? ¿Tienen un currículum extenso o más bien reducido? ¿Es su dedicación a tiempo total o parcial?
4. ¿Qué tipo de servicios ofrecen? No todos los wedding planners son iguales: hoy en día existe un amplio catálogo de servicios, que normalmente se dividen en tres; la coordinación logística (la organización pura y dura), el styling, es decir, todos los detalles que dan armonía, carácter y personalidad a la boda, y el diseño integral de la boda, donde el wedding planner interviene lo mismo en la elección del vestido de novia y en el más diminuto detalle de papelería. Si s encargan sólo de la coordinación, pregunta: ¿con qué proveedores especializados en diseño trabajan en este terreno? Si se encargan de ambas cosas: ¿cuál de las dos es su punto fuerte? Si lo que queréis es un coach o un consultor que os guíe: ¿es posible contratar a esta figura y que nos dé libertad total para organizar la boda?
5. ¿Cuántas personas integran el equipo? ¿Nos asistirán también in situ en el día de la boda? De ser así, ¿hasta qué hora?
6. ¿Tenemos libertad para elegir los proveedores que queramos? ¿Cuál es su cartera de proveedores? ¿Qué tipo de descuentos podemos esperar si contratamos sus proveedores asociados? ¿Trabajan con estos proveedores a comisión?
7. ¿Quién tramita la contratación de los proveedores cuando no están asociados? ¿Son capaces de manejar la letra pequeña de los contratos, por ejemplo en cuestión de seguros, incidencias o cancelaciones?
8. ¿Qué porcentaje del presupuesto vamos a destinar al wedding planner? ¿Existe algún depósito? ¿Incluye la tarifa del wedding planner las visitas con los proveedores o hay costes adicionales?
9. ¿Qué pasa si se cancela la boda? ¿Disponen de una cláusula de cancelación o hay que pagar el servicio al completo?
10. ¿Cuál es el coste real de una boda similar a la nuestra que hayan organizado con anterioridad? Esta pregunta puede variar enormemente dependiendo de las características del evento (no hay dos bodas iguales), y de ahí la importancia de acudir a la primera cita con un esquema básico. Si tienes tres o cuatro entrevistas con diferentes organizadores de bodas, plantéales a todos el mismo escenario (por ejemplo: destination wedding con 80 invitados en el mes de julio), para poder comparar cifras aproximadas entre unos y otros.
11. ¿Qué tipo de detalles suelen incluir en sus bodas que las hacen especiales? ¿Han solucionado alguna vez un problema de última hora, por ejemplo con el clima o el transporte? ¿Qué ideas creativas pueden aportar en situaciones así?
