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Las reuniones de trabajo son una de las mayores herramientas en el mundo empresarial. Son muy importantes para la comunicación interna, para lograr una meta, solucionar un problema o, bien para la exposición de ideas. Sin embargo, no siempre son útiles ni se consiguen los resultados esperados.
El día solo tiene 24 horas y estamos expuestos a un sinfín de interrupciones que repercuten en nuestra eficiencia o productividad. No obstante, podemos ser dueños de él y aprender a gestionarlo a través de una serie de pasos con los que te resultará mucho más fácil. Pero ¿cuáles son los principales fallos que cometemos en las reuniones de trabajo? La falta de organización y priorización son solo dos de ellos y para hacer frente debemos tener claro primero los roles.
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Según Alan Barker, en la segunda edición del libro Managing meetings existen tres tipos:
- Director: La persona que se encarga de convocarla y dirigirla. Con frecuencia es él quien toma las decisiones finales, pero hay que tener cuidado. En ocasiones, puede tener la tentación de tener un control férreo de la situación y él es el encargado de especificar tanto la agenda como el comportamiento del grupo
- Administrador: Registra todos los detalles que están teniendo lugar en la reunión. No obstante, antes suele hacer un trabajo previo como su preparación, cambios o el seguimiento de la misma
- Participante: El resto de los componentes de la reunión. Es responsable de contribuir a su desarrollo y la recopilación de conclusiones
Ahora bien, una vez asignados los papeles de cada uno hay que seguir una metodología basada en ocho pasos:
- Establecer una agenda: En ella se debe incluir el objetivo, los temas que se quieren tratar, la duración estimada, el lugar del encuentro y quién conducirá la reunión
- Preparar la reunión: Tener todo lo necesario para el evento. Material, productos e incluso el café
- Exigir puntualidad: Un punto muy importante. Si este no se cumple se pueden tomar decisiones apresuradas
- Presentación: Hablar sobre los asuntos que deseas abordar y presentar al resto de participantes
- Escuchar todas las opiniones: Es imprescindible para que sea productiva. Las sugerencias servirán para que sea dinámica, así como para la toma de decisiones
- Resolver dudas: Resolver estas cuestiones servirá para avanzar.
- Conclusiones: Recordar de manera reposada cuáles son así como lo que esperas del resto de asistentes
- Objetivo motivacional: Puede servir para incentivar al equipo.
Fuera de ello, hay que hacer un seguimiento durante las siguientes horas que recibe el nombre de acta. En ella, se dejará constancia de lo hablado y decidido durante la reunión y será un paso a seguir para que no haya malentendidos.
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Para ello, puedes enviar un email que sirva como recapitulación de todo lo hablado, ordene las ideas y, además, se establezca una hoja de ruta para que todo lo hecho hasta ahora sea más útil si cabe. Y es que las reuniones laborales son más productivas de lo que creías.
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